Newsletter Juni 2009 der Mentana-Claimsoft AG

Sehr geehrte Damen und Herren,

diesen Monat ist es wieder soweit: Der Sommer beginnt, die Sonne scheint und die Tage sind
wieder länger.

So haben wir alle mehr Zeit und Lust, uns Gedanken zu machen. Gedanken, wie wir die
Wirtschaftskrise für uns nutzen können und wo Einsparpotentiale stecken.

Jetzt ist auch die Zeit um richtig zu investieren und Kosten zu senken. Dabei möchte Mentana-
Claimsoft Sie weiterhin unterstützen.

Informieren Sie sich über die Themen:

• BüroWARE Integration des M-Doc AutoSigner – Rechnungen automatisch generieren und qualifiziert signiert versenden

• Signaturportal.de – Archiv für elektronische Rechnungen und Langzeitarchivierung

• Sommerangebot – Drei zum Preis von Zwe i

• DE-Mail die sichere Onlineplattform und verbindliche Kommunikation für Industrie , Justiz und Behörden

• Konferenzreihe Kompetenzforum – Digitale Postbearbeitung

• Schon gesehen? - www.mentana-claimsoft.de

Sollten Sie noch weitere Fragen haben, weitere Informationen benötigen oder andere Anliegen haben, steht Ihnen das Team der Mentana-Claimsoft gerne zur Verfügung!

Mit freundlichen Grüßen

i.A. Julia Koch

Marketing

julia.koch@mentana.de

 
HRB 9343-AG Frankfurt/O-Vorstand: Axel Janhoff-Aufsichtsrat:Prof. Dr. Klaus Ahrends

BüroWARE Integration des M-Doc AutoSigner – Rechnungen automatisch generieren und
qualifiziert signiert versenden

Zeit- und Kostenersparnis waren die wichtigsten Punkte bei dieser Umsetzung.

Im Rahmen des Projekts sollten Rechnungen in BüroWARE, dem Warenwirtschaftssystem des
Kunden, wie gehabt erfasst, dann automatisiert qualifiziert signiert und per E-Mail versendet
werden. Ein Wunsch, den die Mentana-Claimsoft schnell umsetzen konnte.

Eine Rechnung wird per Druckfunktion aus BüroWARE heraus im PDF-Format generiert und in
einem Ordner abgelegt. Der M-Doc AutoSigner signiert diese Rechnungen automatisch „on-the-
Fly“ und leitet das Dokument an den AutoMailer der Mentana-Claimsoft zum Versand weiter.

Der AutoMailer sucht sich die im BüroWARE - Formular automatisch hinterlegten Versanddaten
aus der PDF-Rechnung heraus und versendet diese an die jeweiligen Empfänger.

Die E-Mail Elemente, wie etwa Betreff und Body, werden entweder aus einer Rechnung heraus
ermittelt oder es werden definierte Standardtexte verwendet. Neben einer üblichen Text E-Mail
besteht hier auch die Möglichkeit HTML-formatierte E-Mails zu versenden.

Wir werden in Kürze einen Anwenderbericht dazu veröffentlichen.

Signaturportal.de – Archiv für elektronische Rechnungen und Langzeitarchivierung

Die Archivlösung auf www.signaturportal.de kann sowohl per Mail als auch per Web-Service
(SOAP) genutzt werden. Aus- und eingehende elektronische Rechnungen können vollautomatisch,
z.B. nach der Verifikation der digitalen Signatur(en), in ein hochsicheres Online-Archiv übertragen
werden. So können Sie jederzeit online über eine verschlüsselte Verbindung in Ihrem Archiv
recherchieren und wissen, dass die Daten dauerhaft gut aufgehoben sind.

Sie wollen Ihren Kunden die Möglichkeit bieten, bereits versendete elektronische Rechnungen
nochmals im Intranet downloaden zu können? Sie implementieren einfach eine Routine via
Webservice und können eine Kopie des qualifiziert signierten Originals per Webservice an Ihre
Web-Applikation bzw. in ihr Intranet übertragen. Ergebnis: keine redundante Speicherung, keine
doppelten Signaturprozesse.

Die Archivlösung basiert auf der marktführenden Online ECM-u. Archivplattform der Fa. OXSEED
AG und bietet ein Höchstmaß an Funktionalität und Schnittstellen zur ERP und
Datenbanksystemen. Die Archivdaten werden redundant in zwei auf Archive spezialisierten HARechenzentrum
in Deutschland aufbewahrt.

Um eine Langzeitarchivierung und Beweiswerterhaltung von bestimmten Urkunden, Verträgen
oder Rechnungen zu gewährleisten, die beispielsweise in Rechtsstreitigkeiten als Beweisstück
erforderlich sind, kann zusätzlich eine Langzeitarchivierung nach § 17 SigV (gemäß ArchiSig)
vorgenommen werden.
So können Sie für Urkunden deren Algorithmengültigkeit eigentlich abgelaufen ist einen sog.
Evidence Record erzeugen und belegen, dass die Urkunden noch gültig sind und damit das
Privileg des § 317a ZPO nutzen. Durch die innovative Hash-Safe Technologie auf Basis von
Zeitstempeln können auch große Datenbestände mit sehr geringen Kosten für Zeitstempel nach §
2 Nr. 14 SigG gesichert werden. Hash-Safe ist konform zu den Verwaltungsstandard DOMEA und
SAGA und unterstützt die ArchiSafe Recordkeeping Strategy. Für elektronische Belege im Bereich
der Sozialkassen nach § 110d SGB IV und § 41 SRVwV ist das Langzeitarchiv nach § 17 SigV
gesetzlich vorgeschrieben.
Nutzen Sie sichere Signaturtechnologie und ein High Performance Archiv ohne
Anfangsinvestitionen und zahlen Sie nur den verbrauchten Speicherplatz.

Informieren Sie sich auf www.signaturportal.de

Sommerangebot – Drei zum Preis von Zwei

Der Office-Signer ist die Standardsoftware für die Erzeugung qualifizierter Signaturen im Office-
Bereich nach deutschen und europäischen Signaturgesetzen.

Haben Sie sich bereits entschieden Ihre Rechnungen elektronisch nach SigG zu signieren oder
Geschäftsbriefe nach § 126a BGB zu versenden, um Portokosten, Druck, Kuvert und nicht zu
vergessen Zeit zu sparen?

Möchten Sie Klagen, Anträge und Urteile konform nach ZPO und VwGO versenden oder
Elektronische Bescheide nach § 3aVwVfG?

Dann nutzen Sie das Sommerangebot der Mentana-Claimsoft!

Vom 01. Juni bis zum 31. Juli haben Sie die Möglichkeit drei Lizenzen des Office-Signer zum Preis
von Zwei zu erwerben.

Sie sparen damit nicht nur Geld. Sie können direkt die Vorteile der einfachen Installation in
vorhandene Office-Produkte nutzen, denn Vorkenntnisse und Schulung sind nicht erforderlich.

Features

• Erzeugen von integrierten PDF- oder externen PKCS#7 / S-MIME Signaturen

• Mehrfachsignaturen in einem Dokument

• Sichtbare Signaturen mit Logo oder Stempelfunktion

• Einbindung von Zeitstempeln aus Trust-Centern oder RFC3161-konformen Zeitstempeln

• Beweissicherung von wichtigen Dokumenten oder Fotos

• Urheberrechtliche Signatur von Onlinedokumenten

• Kartenunterstützung für: Datev, Telesec, Deutsche Post, BNotK, RAK, TC- Trust, D- Trust u.v.m.

Gerne stellen wir Ihnen eine Demoversion des Office-Signer vorab zur Verfügung, bitte schreiben
Sie bei Interesse eine kurze E-Mail an julia.koch@mentana.de oder nutzen Sie unser
Kontaktformular auf unserer Internetseite www.mentana-claimsoft.de

De-Mail die sichere Onlineplattform für verbindliche und rechtssichere Kommunikation für
Industrie, Justiz und Behörden

Mentana-Claimsoft ist DE-Mail Pilotprovider, wie bereits in der letzten Ausgabe des Newsletters
erwähnt. An dieser Stelle möchten wir Sie nun über die weitere Entwicklung auf dem Laufenden
halten.

Hintergrund des De-Mail Projektes ist die Schaffung eines Bürgerportalgesetzes mit dem die
Bundesregierung einen übergreifenden Rechtsrahmen für die verbindliche elektronische
Kommunikation in Internet für Jedermann ermöglicht. Technisch wird diese Kommunikationsform
im Internet für den Nutzer so einfach wie die E-Mail zu bedienen sein, aber so sicher und
rechtsverbindlich wie die Kommunikation auf Papier. Jeder interessierte Nutzer erhält auf
freiwilliger Basis von seinem E-Mail-Provider eine besondere „De-Mail Adresse“ (z.B.
klaus.mayer@123buerger.de-mail.de). Mit dieser Adresse kann eine Privatperson oder ein
Unternehmen zukünftig rechtsicher und verbindlich, z.B. mit verbindlichem Zustellnachweis,
verschlüsselt und mit überprüfter Identität elektronisch korrespondieren.
Der Staat sorgt durch eine umfassende Zertifizierung und Akkreditierung der privaten Provider,
dass ein verlässlicher Betrieb gesichert ist. Die Akkreditierung und Zertifizierung der Provider
erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Der wichtigste
Unterschied zu bisherigen eGovernment Konzepten besteht einerseits im übergreifenden Ansatz
der weit über einzelnen eGovernment Anwendungen hinaus reicht (Basis: E-Mail) und andererseits
in der Umsetzung durch private Provider im Sinne eines echten Wettbewerbs - und das auf Basis
eines Gesetzes. Dadurch beschränkt sich der Staat auf die Definition und Überwachung von
rechtlichen und sicherheitstechnischen Vorgaben, was eine kundennahe, flexible und damit
nutzerfreundliche Umsetzung durch die Privatwirtschaft ermöglicht. Auch wird der Nutzer nicht mit
neuen Systemen konfrontiert, sondern kann die De-Mail Funktionen bei seinem bisherigen
Anbieter nutzen soweit dieser die Akkreditierung durchlaufen hat. Das Gesetzgebungsverfahren
wurde bereits eingeleitet. Die offizielle Einführung ist für das Jahr 2010 geplant.

Nun werden Akzeptanz, Benutzerfreundlichkeit und Umsetzbarkeit der Konzepte im Rahmen von
zwei Piloten überprüft. Ein Pilotprojekt wird in Friedrichshafen durchgeführt und startet
voraussichtlich im dritten Quartal dieses Jahres. Mentana-Claimsoft bietet zusammen mit Optimal
Systems, Hannover einen deutschlandweiten Behördenpiloten mit Start in diesem Sommer an.

Um weitere Fragen, wie beispielsweise Funktionen und Vorteile von De-Mail beantworten zu
können, haben Sie die Möglichkeit sich über den Link http://www.bundesregierung.de/Content/DE/
Artikel/2009/02/2009-02-04-buergerportalgesetz.html einen Kurzfilm über das Projekt De-Mail
anzusehen.

Konferenzreihe Kompetenzforum – Digitale Postbearbeitung

Mentana-Claimsoft möchte Sie zu der interessanten Veranstaltungsreihe des Kompetenzforums
Digitale Postbearbeitung einladen.

Nutzen Sie die Chance, sich mit führenden Unternehmen aus den Bereichen ECM und
Scandienstleistungen über das Thema Digitale Postbearbeitung auszutauschen.

In sechs großen Städten wurde die Kompetenzreihe bereits sehr gut angenommen.

Das nächste Ziel ist Stuttgart, wo Sie sich am 18.06.2009 über Konzepte und Lösungen rund um
die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse informieren können.

Sollten Sie diesen Termin nicht wahr nehmen können, bietet sich Ihnen eine letzte Möglichkeit am
30.09.2009 in Hannover, diese Veranstaltung zu besuchen.

Auf der Internetseite www.digitale-postbearbeitung.de können Sie sich direkt anmelden. Hier
finden Sie auch alle Informationen und die neuesten Nachrichten aus dem Kompetenzforum.

Die Mentana-Claimsoft freut sich auf Ihren Besuch.

Schon gesehen? - www.mentana-claimsoft.de

Um unseren Kunden noch mehr Service bieten zu können, wurde die Internetseite www.mentana-claimsoft.
de überarbeitet.

Hier findet jedes Unternehmen und jede Organisation schnellen Zugriff auf interessante Themen
und Fakten zu den jeweiligen Nutzungsfeldern der elektronischen Signatur.

Informationen, angefangen bei Signaturlösungen und Archivsystemen über Portale und
Beweissicherung bis hin zu Identmanagement und Consulting, stehen hier für Sie zur Verfügung.

Schauen Sie doch einfach mal vorbei – www.mentana-claimsoft.de